APA ITU STOK OPNAME pada USAHA RETAIL ?

Proses Stock Opname dilakukan sebagai mekanisme kontrol terhadap arus masuk dan keluar barang, dimana dalam proses ini akan dilakukan perhitungan stok secara fisik untuk dicocokkan dengan stok yang tercatat di dalam sistem. Seberapa penting stock opname bagi toko kelontong atau usaha kecil lainnya? Jawabannya SANGAT PENTING.
Ada banyak manfaat dengan dilakukannya stock opname secara periodik dan teratur. Manfaat utama adalah kita jadi mengetahui arus barang dagangan kita yang masuk dan keluar toko. Informasi yang diperoleh dari kegiatan stock opname dapat digunakan untuk mengetahui apakah ada barang yang hilang atau tidak tercatat selama proses transaksi pada periode tersebut, sehingga bisa diambil tindakan terkait dengan temuan yang terjadi.

Manfaat lain dari stock opname adalah bisa mengetahui kondisi persediaan barang dagangan secara riil. Kondisi persediaan barang yang ada itu baik atau rusak, sudah lewat kadaluwarsa atau belum, barang tersebut masih up to date atau sudah ketinggalan zaman, dan sebagainya. Selain itu semua, salah satu fungsi stock opname adalah untuk mengetahui nilai nominal atau nilai rupiah dari persediaan barang yang ada. Informasi nilai rupiah yang diperoleh dari aktivitas stock opname dibutuhkan untuk menghitung berapa Harga Pokok Penjualan (HPP) selama periode tersebut.

Masalah klasik yang ditemui dalam melakukan stock opname adalah banyaknya item barang yang harus didata dan dihitung. Kendala banyaknya item barang dan lamanya waktu dalam melakukan pendataan untuk stock opname sebenarnya bisa dikompromikan dengan tidak melakukan stock opname terlalu sering. Jika terasa berat dilakukan satu bulan sekali (meskipun secara umum inilah jangka waktu ideal untuk stock opname), lakukan dua bulan sekali atau tiga bulan sekali. Tapi tetap harus dilakukan. Sehingga bagi anda yang melakukan usaha seorang diri tidak merasa keberatan melakukannya.

Rasanya aneh jika kita tidak pernah menengok dan “say hello” kepada barang persediaan dagangan yang ada di toko atau usaha kita, padahal usaha kita sangat tergantung dengan kondisi barang-barang tersebut. Jadi, sebelum terlambat, lakukan stock opname secara periodik untuk usaha anda masing-masing, tidak harus sebulan sekali jika anda kesulitan tenaga dan waktu, dua atau tiga bulan sekali juga boleh, yang penting kondisi barang dagangan anda selalu terkontrol.

Bagaimana cara melakukan Stock Opname??

Umumnya stock opname dilakukan pada periode 1 bulan sekali, namun ada beberapa perusahaan yang melakukannya 3 bulan sampai 12 bulan sekali, semua tergantung kebijakan perusahaan masing-masing.

Hal yang terpenting adalah pada saat anda melaksanakan Stock Opname tidak harus mengganggu kegiatan operasional Gudang, tidak perlu ditutup dan kegiatan dihentikan selama proses stock opname berlangsung, namun anda harus melakukan Metode stock opname yang benar, sebagai berikut:

1. Siapkan Sarana dan Prasarana penunjang pelaksanaan Stock Opname: label keterangan sudah teropname/ terhitung, kertas kerja perhitungan, papan perhitungan.
2. Pengumuman akan adanya stock opname sehingga setiap orang dapat memperhatikan.
3. Penyelesaian pencatatan stock masuk dan stock keluar sampai dengan periode opname.
4. Kesiapan team opname, terdiri dari pihak penghitung, pihak pencatat dan pihak pemeriksa.

Mekanisme yang digunakan:

• Pada saat melakukan perhitungan fisik, maka pihak penghitung harus memberikan label pada barang tersebut.
• Pada saat pengambilan barang/pemasukan barang maka pihak Gudang memberikan label pada barang tersebut, tujuannya adalah pada saat dilakukan Opname oleh pihak penghitung maka pihak penghitung akan memberikan notes bahwa barang tersebut sebelumnya telah diambil.
• Setiap akhir hari bagian pencatat harus melakukan tarik maju/ tarik mundur sesuai dengan tanggal opname dan tanggal penentuan cut-offnya.